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Quebra da lista de convidados: Dicas para evitar imprevistos

Planejar uma festa de casamento prevê uma série de situações, imprevistos e momentos delicados. Para que os noivos possam curtir cada detalhe dos preparativos do grande dia, é essencial contar com a ajuda de uma equipe especializada, com experiência e capacidade para solucionar todos os infortúnios dessa etapa. Quem já subiu ao altar, garante que contratar uma empresa de assessoria e cerimonial fez toda a diferença na hora de lidar com os tão famosos imprevistos.

A melhor parte é que os noivos não precisam se preocupar com questões de logística do evento em si, apenas aproveitar o friozinho na barriga, curtir a ansiedade e contar os minutos para viver um dos dias mais inesquecíveis de suas vidas. Já sabemos que a lista de convidados é um dos temas críticos durante o planejamento: especialmente quando pensamos na possível quebra desse número estimado e nas consequências dessa falha. Para ajuda-los nessa fase dos preparativos, existem alguns percentuais médios para prever um cenário ideal, assim como algumas ferramentas de organização de eventos.

Nós conversamos com a assessora de casamentos Valdice Abreu, da Val.Amélia – Assessoria de Eventos, da cidade de Itatiba, para esclarecer as principais dúvidas em relação à quebra da lista de convidados. É um tema delicado e de extrema importância, já que pode comprometer a qualidade do serviço oferecido durante seu casamento em relação ao buffet, bebidas, doces, além de lugares disponíveis no layout do projeto de decoração. Por isso, é essencial que sejam tomadas algumas medidas a tempo para evitar desconfortos e imprevistos durante a festa de casamento. Confira abaixo:

Bruno Rossete
Bruno Rossete

 

Qual seria o percentual médio de ausentes na lista de convidados e como calcular esse número? 

Considerando o total da lista de convidados, a média de ausências é de 10% a 15%. Não há uma forma de calcular, pois há muitas variáveis. Essa estimativa está baseada nos resultados de eventos já realizados. Por isso, uma dica especial é: nunca convide achando que aquela pessoa não vai, isso é muito arriscado. Todos os convidados devem ser considerados prováveis de estarem presentes.

 

Existem fatores que acabam influenciando nesse percentual – para mais ou para menos? Se sim, quais seriam os principais?

Há sim muitos fatores que interferem. Em um casamento mini-wedding, por exemplo, o percentual de ausências segue a média mas, em termos de números absolutos, é baixo, impactando pouco em contratações.

Casamentos realizados em feriados prolongados podem ter os dois reflexos: se for um destination wedding ou com uma lista com muitas pessoas residentes fora da cidade onde acontecerá o casamento, os convidados conseguem se programar para que esse evento se encaixe como uma viagem de feriado. Desse modo, as ausências seguirão a média ou podem ser até em menor número. Se for um casamento com uma lista bem local, as programações de viagem dos convidados podem interferir para que as ausências aumentem.

Casamentos às sextas-feiras ou em outros dias durante a semana também podem ter uma ausência maior, devido principalmente aos horários de trabalho. Por isso o horário ideal é a partir das 20h. Casamentos aos domingos seguem orientação oposta: para ser mais conveniente, o ideal é que aconteçam durante o dia.

 

Quais seriam as principais dicas para conseguir um número de confirmações mais próximo da realidade e evitar imprevistos?

O RSVP é a grande ferramenta para se ter um resultado fiel das presenças e ausências. Disponibilizar mais de um canal para confirmação de presença é essencial: o ideal seria, no mínimo, um site e um número de telefone disponíveis. se ter um site e um número de telefone. Estabelecer uma data limite e, logo após, fazer RSVP ativo contatando todos que não deram retorno.

É importante que todas as etapas o RSVP fique sob responsabilidade da assessoria. Isso porque confirmações feitas direto aos noivos, ou até mesmo aos seus pais, podem ser comprometidas, pois podemos ter convidados encabulados em dizer que não irão à festa, por achar que seria deselegante recusar o convite. Em contrapartida, quando esse contato é feito pela equipe da organização, há um distanciamento e a resposta é sem restrições. No quesito RSVP, os convidados precisam incorporar o hábito de fazer o contato. Ainda temos um número muito grande de convidados que não confirmam sua presença (ou ausência) nos eventos. Aliás, acho de uma elegância exemplar quando o convidado liga ou registra pelo site que não irá.

Danilo Máximo
Danilo Máximo

No caso de uma quebra de convidados fora do que os noivos consideraram – para mais ou para menos, quais seriam as principais consequências para o grande dia em termos de logística e custo?

Se os números fogem do planejado no dia do evento, seja porque o RSVP não foi eficaz ou porque a estimativa de ausentes foi baseada apenas na média encontrada nas consultas, alguns fatores são comprometidos na festa – principalmente lugares nas mesas, alimento e bebidas. Se a quebra foi maior do que consideravam, há desperdício de itens que foram planejados para outro número de convidados, algumas vezes contrata-se inclusive extras no buffet nas vésperas que não serão utilizados. Há também a questão dos buracos que ficam com muitas vagas nas mesas, passando uma impressão de festa vazia.

Agora, se a quebra é menor do que dimensionaram, os problemas são mais comprometedores. Se isso é identificado já no RSVP, o layout provavelmente será redefinido aumentando lugares – e mais mobiliário, mais enxoval, mais arranjos de mesa. Os espaços comuns, como lounges e pista de dança, podem diminuir de tamanho, por exemplo. Na parte de alimentos e bebidas, tudo precisará ser contabilizado para o número agora esperado de convidados: buffet, bebidas, bar, doces. Até esse momento, temos um aporte maior em relação ao investimento, mas conseguimos atender a demanda não esperada inicialmente. O mais complicado é se isso só é identificado no dia mesmo do casamento. Se é uma configuração onde todos estão sentados, haverá falta de lugares e montar lugares extras durante a festa é um horror. O mais comprometedor é em relação aos alimentos e bebidas, uma tensão enorme se preocupando se todos serão atendidos de forma adequada.

 

Quando pensamos em buffet, bebidas e doces, qual é a margem de segurança utilizada em relação ao número de confirmados?

Geralmente, os buffets se comprometem a servir 10% a mais do número para o qual foram contratados. Essa é uma conta boa, mas isso se o número contratado foi de acordo com os números identificados no RSVP. Lembrando que o buffet deve não somente prever comida para os 10%, mas montagem de lugares e todo o acervo correspondente (louças, copos, talheres, guardanapos). A conta ideal é: se contratar o número de confirmados e contar com os 10% como margem de segurança. Bebidas que não estão inclusas no buffet, é melhor que se faça sempre a conta da média considerando número do total de adultos convidados. Doces também devem ser comprados tendo como referência o número de adultos. Dessa maneira, a margem de segurança já estará automaticamente considerada.

Renata e Yuri Fotografia
Renata e Yuri Fotografia 

Dicas para que os noivos saibam usar essa informação a favor deles – a fim de evitar custos desnecessários e também garantir um serviço de primeira durante o casamento.

Na contratação do buffet, contrate um número de 20% a menos da sua lista de convidados. No fechamento do RSVP, tendo o número de confirmados, contrate os extras necessários. Verifique em seu contrato a data limite para essa inclusão de novos convidados. Passe todas as informações de contato de seus convidados à sua assessoria para o RSVP ativo ser eficaz – e não assuma a responsabilidade em receber confirmações ou fazer os contatos.

 

Regras de etiqueta: Já recebemos mensagens de algumas noivas nos perguntando sobre a possibilidade de uma “segunda leva” de convidados. Ou seja, fazer uma nova lista de convidados a fim de preencher o número mínimo considerado para buffet, doces, lembrancinhas, etc. Como lidar com essa situação? É aceitável em algumas situações?

O prazo limite para você convidar alguém é de 21 dias antes do casamento ou três semanas. Convite entregue depois desse prazo caracteriza demais que é um convite em substituição porque “sobrou lugar” e isso não é um bom recado a se passar. Considerando que o fechamento do RSVP geralmente acontece nos 20 – 15 dias que antecedem o casamento, você não terá certeza dos que não virão. A não ser que você tenha recebido muitas confirmações de ausência em até um mês antes, aí sim é possível ter esse jogo de cintura.

Renata e Yuri Fotografia
Renata e Yuri Fotografia
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Dica do Especialista: Imprevistos no casamento

A maioria das noivas é extremamente metódica e organizada, faz mil pesquisas, quer que tudo aconteça conforme o esperado e que o seu casamento seja um dia inesquecível, perfeito e maravilhoso. Assim como tudo na vida, este momento tão especial também está sujeito a alguns imprevistos – muitas vezes, inevitáveis. É preciso saber que eles existem, se precaver de todas as maneiras possíveis e, claro, contratar profissionais com experiência necessária para te ajudar, já que ninguém melhor para saber lidar com cada situação, aliviar e minimizar esses problemas que podem acontecer. A assessora de eventos Julia Rosa, de Campinas, é a nossa convidada para o Dica do Especialista. Confira o nosso bate-papo:

Quais são os tipos de imprevistos mais recorrentes em casamentos?

É bem comum que algum padrinho acabe se atrasando. Quando a cerimônia é realizada em igrejas, existe um limite permitido e, caso ainda esteja faltando alguém, os padres não costumam esperar ou, senão, aplicam multas aos noivos. Muitas vezes, os fornecedores esquecem de levar algo que foi combinado, por exemplo. Ao fechar os contratos, é essencial que o casal discrimine o modelo da cadeira ou o tipo de flores, assim a cerimonialista consegue fazer o check-list correto e evitar transtornos.

Como lidar com uma situação inesperada?

Primeiro, nós tentamos solucionar o problema sem que a noiva perceba. Nem sempre é possível, então é preciso manter a calma e agir de maneira rápida, tentando buscar uma solução emergencial para que aquele imprevisto não atrapalhe ou até estrague a festa ou a cerimônia. A nossa especialidade é lidar com o inesperado durante o evento. A minha dica seria exatamente para as noivas buscarem um assessor em quem elas confiem.

Divulgação
Divulgação

De todos os imprevistos, qual é o pior e mais difícil de lidar?

A pior parte é quando os noivos não estão seguros com os profissionais contratados, já que essa ansiedade acaba contaminando o ambiente e gerando ainda mais confusão diante de uma situação inesperada. É muito comum os noivos ficarem preocupados com andamento da festa, por exemplo, quando o bolo será servido, se a banda vai começar a tocar… Por mais difícil que seja: é preciso entregar a tarefa aos respectivos profissionais e aproveitar a festa, por mais problemas que possam ocorrer.

Quais foram as situações mais inusitadas que você já vivenciou?

Uma vez, a mãe do noivo caiu na entrada da igreja e quebrou o fêmur. Ela não pode entrar com o filho, assistiu a cerimônia e, logo depois, foi levada ao hospital. Numa outra ocasião, o avô da noiva faleceu na véspera do casamento e todos os familiares, convidados e até os noivos estavam muito tristes no dia do casamento.

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