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Cerimônia e festa de casamento em restaurantes. Que tal?

De uns tempos para cá, as cerimônias de casamento ganharam mais flexibilidade em relação ao formato tradicional. Com isso, os noivos foram presenteados com inúmeras opções para realizar o grande sonho do casamento. Há alguns anos, a cerimônia em igreja era praticamente o único modelo possível para os casais. A tendência de casamentos ao ar livre como no campo, em fazendas ou à beira-mar ganharam força e conquistaram definitivamente o coração dos noivos. Especialmente quando pensamos em mini weddings, os restaurantes já podem ser considerados como uma das principais opções. No início, era uma tendência exclusiva de grandes cidades como São Paulo, que ofereciam excelentes opções, mas praticamente todas para casamentos de grande porte.

Hoje, várias outras cidades do estado de São Paulo também contam com restaurantes super charmosos que permitem cerimônias de casamento em seus estabelecimentos. A nossa dica é: caso você tenha um lugar preferido para jantar com seu amor, pergunte a eles sobre a possibilidade de realizar o seu grande dia no local. O mais bacana dos restaurantes é que, geralmente, os noivos têm alguma ligação emocional com o lugar – o que acaba deixando o dia do casamento ainda mais especial. Para os noivos católicos, uma cerimônia fora da igreja não tem validade pela Igreja Católica Apostólica Romana, ou seja, não pode ser realizado por um padre. No entanto, é perfeito para cerimônias ecumênicas realizadas por celebrantes ou pastores. Outra opção é realizar a cerimônia na igreja apenas para a família e, depois, fazer a cerimônia e a festa num espaço livre.

Mesa de doces de casamento no Restaurante Cantaloup, no Itaim Bibi, em São Paulo (Divulgação)
Mesa de doces de casamento no Restaurante Cantaloup, no Itaim Bibi, em São Paulo (Dani Pacces)
Mesa de doces de casamento no Restaurante Cantaloup, no Itaim Bibi, em São Paulo (Divulgação)
Mesa de doces de casamento no Restaurante Cantaloup, no Itaim Bibi, em São Paulo (Marcio Norris)

Quase sempre, os restaurantes são espaços que já oferecem o mínimo de infraestrutura para realizar um casamento perfeito. Além do mobiliário para a cerimônia e para a festa, os noivos ainda podem desfrutar de um serviço de buffet incrível. São diferentes formatos possíveis, desde finger food até buffet à francesa, que seria o menu empratado. Cada estabelecimento trabalha num formato, mas a grande vantagem é que quase todos possuem uma estrutura charmosa e super romântica, cujos detalhes foram pensados com cuidado para o seu grande dia. “Na minha opinião, vários fatores são importantes na escolha do restaurante, mas o principal é a facilidade. Acredito que a culinária também conta muito. Quando você frequenta um restaurante, já conhece a comida e se sente mais seguro na hora de tomar a decisão sobre o menu”, explica Tatiana Sahagoff, gerente de eventos do Cantaloup, que fica no Itaim Bibi, em São Paulo.

Quando pensamos num casamento em restaurante e, ao mesmo tempo, num formato mais tradicional de festa em salão de eventos, fica difícil compará-los. No primeiro caso, ao fechar o contrato com um restaurante, você acaba eliminando uma série de fornecedores. Eles serão responsáveis pelo espaço em si, pelo buffet, pelo mobiliário, além de itens como toalhas para as mesas, talheres, copos e pratos. São formatos completamente distintos e, para decidir entre um modelo e outro, é importante definir qual será o estilo do casamento. Os restaurantes são locais recomendados no caso de mini weddings e, na maioria das vezes, procurados por noivos mais jovens que estão pagando a própria festa ou por pessoas mais velhas, que já estão no segundo casamento ou casais que já estão juntos e querem oficializar a união.

Mesas de jantar para os convidados no Restaurante Cantaloup, no Itaim Bibi, em São Paulo (Divulgação)
Mesas de jantar para os convidados no Restaurante Cantaloup, no Itaim Bibi, em São Paulo (Gisele Rampazzo)
Mesas de jantar para os convidados no Restaurante Cantaloup, no Itaim Bibi, em São Paulo (Divulgação)
Mesas de jantar para os convidados no Restaurante Cantaloup, no Itaim Bibi, em São Paulo (Gisele Rampazzo)

Visitas técnicas aos restaurantes é essencial para avaliá-los e poder comparar entre um serviço e outro. “É importante pesquisar sobre a seriedade do restaurante. Às vezes, o lugar começa a fazer eventos com preços acessíveis porque está precisando aumentar o faturamento, mas não tem nenhum experiência com isso. Se tiver oportunidade de conversar com algum cliente ou fornecedor que já utilizou o espaço, é sempre bom pegar referências. Outro ponto a se observar é a manutenção do restaurante: um lugar bem cuidado, com toalhas em ordem, cadeiras limpas e banheiro cheiroso denota uma maior dedicação ao negócio. Além de, obviamente, a culinária. É sempre importante experimentar a comida algumas vezes antes de fechar o evento”, explica Tatiana Sahagoff, do Cantaloup.

As particularidades e características de cada espaço, além da infraestrutura em si e do orçamento, são determinantes na escolha do local. No caso do restaurante Quinta da Canta, por exemplo, o grande diferencial é justamente a localização, já que ele fica dentro de uma reserva da Mata Atlântica. “Nós só abrimos o restaurante aos finais de semana para almoços demorados inspirados no movimento slowfood. Nossos diferenciais são os jardins da casa, a comida deliciosa e a exclusividade do atendimento, onde os donos estão sempre presentes e garantem o aconchego do espaço”, diz Sergio Lima, sócio-proprietário do restaurante Quinta da Canta. Ao comparar os diferentes formatos e tipos de estabelecimentos, uma dica importante é avaliar o que está incluso na proposta comercial e qual será o tipo de serviço oferecido (confira um post especial sobre os principais tipos de buffets para casamento).

Os casamentos em restaurantes podem comportar até 200 convidados sentados, mas é comum que seja um número ainda menor de pessoas. “No Cantaloup, nossa capacidade máxima é para 200 pessoas e acredito que existam poucos restaurantes que comportem mais do que 100 pessoas. Podemos dizer que sim, restaurantes são adequados para mini weddings. A nossa média é de 100 a 120 pessoas, mas já fizemos eventos menores, de até 14 pessoas na sala privativa”, conta a gerente Tatiana Sahagoff.

Casamento no campo realizado no restaurante Quinta da Canta (André Kioto)
Casamento no campo realizado no restaurante Quinta da Canta (Dri Castro)
Casamento no campo realizado no restaurante Quinta da Canta (Dri Castro)
Casamento no campo realizado no restaurante Quinta da Canta (André Kiono)
Casamento realizado no restaurante Ruella, em São Paulo (Divulgação)
Casamento realizado no restaurante Ruella, em São Paulo (Divulgação)
Casamento realizado no restaurante Ruella, em São Paulo (Ricardo Cintra)
Casamento realizado no restaurante Ruella, em São Paulo (Ricardo Cintra)
Local de cerimônia para casamentos realizados no restaurante Vicolo Nostro, em São Paulo (Divulgação)
Local de cerimônia para casamentos realizados no restaurante Vicolo Nostro, em São Paulo (Divulgação)
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Quebra da lista de convidados: Dicas para evitar imprevistos

Planejar uma festa de casamento prevê uma série de situações, imprevistos e momentos delicados. Para que os noivos possam curtir cada detalhe dos preparativos do grande dia, é essencial contar com a ajuda de uma equipe especializada, com experiência e capacidade para solucionar todos os infortúnios dessa etapa. Quem já subiu ao altar, garante que contratar uma empresa de assessoria e cerimonial fez toda a diferença na hora de lidar com os tão famosos imprevistos.

A melhor parte é que os noivos não precisam se preocupar com questões de logística do evento em si, apenas aproveitar o friozinho na barriga, curtir a ansiedade e contar os minutos para viver um dos dias mais inesquecíveis de suas vidas. Já sabemos que a lista de convidados é um dos temas críticos durante o planejamento: especialmente quando pensamos na possível quebra desse número estimado e nas consequências dessa falha. Para ajuda-los nessa fase dos preparativos, existem alguns percentuais médios para prever um cenário ideal, assim como algumas ferramentas de organização de eventos.

Nós conversamos com a assessora de casamentos Valdice Abreu, da Val.Amélia – Assessoria de Eventos, da cidade de Itatiba, para esclarecer as principais dúvidas em relação à quebra da lista de convidados. É um tema delicado e de extrema importância, já que pode comprometer a qualidade do serviço oferecido durante seu casamento em relação ao buffet, bebidas, doces, além de lugares disponíveis no layout do projeto de decoração. Por isso, é essencial que sejam tomadas algumas medidas a tempo para evitar desconfortos e imprevistos durante a festa de casamento. Confira abaixo:

Bruno Rossete
Bruno Rossete

 

Qual seria o percentual médio de ausentes na lista de convidados e como calcular esse número? 

Considerando o total da lista de convidados, a média de ausências é de 10% a 15%. Não há uma forma de calcular, pois há muitas variáveis. Essa estimativa está baseada nos resultados de eventos já realizados. Por isso, uma dica especial é: nunca convide achando que aquela pessoa não vai, isso é muito arriscado. Todos os convidados devem ser considerados prováveis de estarem presentes.

 

Existem fatores que acabam influenciando nesse percentual – para mais ou para menos? Se sim, quais seriam os principais?

Há sim muitos fatores que interferem. Em um casamento mini-wedding, por exemplo, o percentual de ausências segue a média mas, em termos de números absolutos, é baixo, impactando pouco em contratações.

Casamentos realizados em feriados prolongados podem ter os dois reflexos: se for um destination wedding ou com uma lista com muitas pessoas residentes fora da cidade onde acontecerá o casamento, os convidados conseguem se programar para que esse evento se encaixe como uma viagem de feriado. Desse modo, as ausências seguirão a média ou podem ser até em menor número. Se for um casamento com uma lista bem local, as programações de viagem dos convidados podem interferir para que as ausências aumentem.

Casamentos às sextas-feiras ou em outros dias durante a semana também podem ter uma ausência maior, devido principalmente aos horários de trabalho. Por isso o horário ideal é a partir das 20h. Casamentos aos domingos seguem orientação oposta: para ser mais conveniente, o ideal é que aconteçam durante o dia.

 

Quais seriam as principais dicas para conseguir um número de confirmações mais próximo da realidade e evitar imprevistos?

O RSVP é a grande ferramenta para se ter um resultado fiel das presenças e ausências. Disponibilizar mais de um canal para confirmação de presença é essencial: o ideal seria, no mínimo, um site e um número de telefone disponíveis. se ter um site e um número de telefone. Estabelecer uma data limite e, logo após, fazer RSVP ativo contatando todos que não deram retorno.

É importante que todas as etapas o RSVP fique sob responsabilidade da assessoria. Isso porque confirmações feitas direto aos noivos, ou até mesmo aos seus pais, podem ser comprometidas, pois podemos ter convidados encabulados em dizer que não irão à festa, por achar que seria deselegante recusar o convite. Em contrapartida, quando esse contato é feito pela equipe da organização, há um distanciamento e a resposta é sem restrições. No quesito RSVP, os convidados precisam incorporar o hábito de fazer o contato. Ainda temos um número muito grande de convidados que não confirmam sua presença (ou ausência) nos eventos. Aliás, acho de uma elegância exemplar quando o convidado liga ou registra pelo site que não irá.

Danilo Máximo
Danilo Máximo

No caso de uma quebra de convidados fora do que os noivos consideraram – para mais ou para menos, quais seriam as principais consequências para o grande dia em termos de logística e custo?

Se os números fogem do planejado no dia do evento, seja porque o RSVP não foi eficaz ou porque a estimativa de ausentes foi baseada apenas na média encontrada nas consultas, alguns fatores são comprometidos na festa – principalmente lugares nas mesas, alimento e bebidas. Se a quebra foi maior do que consideravam, há desperdício de itens que foram planejados para outro número de convidados, algumas vezes contrata-se inclusive extras no buffet nas vésperas que não serão utilizados. Há também a questão dos buracos que ficam com muitas vagas nas mesas, passando uma impressão de festa vazia.

Agora, se a quebra é menor do que dimensionaram, os problemas são mais comprometedores. Se isso é identificado já no RSVP, o layout provavelmente será redefinido aumentando lugares – e mais mobiliário, mais enxoval, mais arranjos de mesa. Os espaços comuns, como lounges e pista de dança, podem diminuir de tamanho, por exemplo. Na parte de alimentos e bebidas, tudo precisará ser contabilizado para o número agora esperado de convidados: buffet, bebidas, bar, doces. Até esse momento, temos um aporte maior em relação ao investimento, mas conseguimos atender a demanda não esperada inicialmente. O mais complicado é se isso só é identificado no dia mesmo do casamento. Se é uma configuração onde todos estão sentados, haverá falta de lugares e montar lugares extras durante a festa é um horror. O mais comprometedor é em relação aos alimentos e bebidas, uma tensão enorme se preocupando se todos serão atendidos de forma adequada.

 

Quando pensamos em buffet, bebidas e doces, qual é a margem de segurança utilizada em relação ao número de confirmados?

Geralmente, os buffets se comprometem a servir 10% a mais do número para o qual foram contratados. Essa é uma conta boa, mas isso se o número contratado foi de acordo com os números identificados no RSVP. Lembrando que o buffet deve não somente prever comida para os 10%, mas montagem de lugares e todo o acervo correspondente (louças, copos, talheres, guardanapos). A conta ideal é: se contratar o número de confirmados e contar com os 10% como margem de segurança. Bebidas que não estão inclusas no buffet, é melhor que se faça sempre a conta da média considerando número do total de adultos convidados. Doces também devem ser comprados tendo como referência o número de adultos. Dessa maneira, a margem de segurança já estará automaticamente considerada.

Renata e Yuri Fotografia
Renata e Yuri Fotografia 

Dicas para que os noivos saibam usar essa informação a favor deles – a fim de evitar custos desnecessários e também garantir um serviço de primeira durante o casamento.

Na contratação do buffet, contrate um número de 20% a menos da sua lista de convidados. No fechamento do RSVP, tendo o número de confirmados, contrate os extras necessários. Verifique em seu contrato a data limite para essa inclusão de novos convidados. Passe todas as informações de contato de seus convidados à sua assessoria para o RSVP ativo ser eficaz – e não assuma a responsabilidade em receber confirmações ou fazer os contatos.

 

Regras de etiqueta: Já recebemos mensagens de algumas noivas nos perguntando sobre a possibilidade de uma “segunda leva” de convidados. Ou seja, fazer uma nova lista de convidados a fim de preencher o número mínimo considerado para buffet, doces, lembrancinhas, etc. Como lidar com essa situação? É aceitável em algumas situações?

O prazo limite para você convidar alguém é de 21 dias antes do casamento ou três semanas. Convite entregue depois desse prazo caracteriza demais que é um convite em substituição porque “sobrou lugar” e isso não é um bom recado a se passar. Considerando que o fechamento do RSVP geralmente acontece nos 20 – 15 dias que antecedem o casamento, você não terá certeza dos que não virão. A não ser que você tenha recebido muitas confirmações de ausência em até um mês antes, aí sim é possível ter esse jogo de cintura.

Renata e Yuri Fotografia
Renata e Yuri Fotografia
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Food trucks na festa de casamento. Que tal?

Abençoados sejam os noivos da atualidade, que contam com uma infinidade de opções para deixar a festa de casamento mais divertida, encantar os convidados e realizar um evento que realmente tenha tudo a ver com o casal. Os famosos e moderninhos food trucks, ou carrinhos de comida e bebida, conquistaram as ruas da cidade e mudaram até mesmo os costumes dos brasileiros em relação à comida de rua. De um tempo para cá, eles têm chamado a atenção dos casais, que decidem incrementar a festa com itens e opções inusitadas. Os food trucks surgiram nos Estados Unidos e se popularizaram mundo afora, são indicados especialmente para comemorações ao ar livre, com mesas e cadeiras dispostas de maneira mais descontraída e livre, fugindo totalmente do modelo convencional. Ou seja, é indispensável que a estrutura da festa e a logística do evento como um todo estejam completamente alinhados à proposta de food trucks na festa, seja como única opção para os convidados ou apenas como um adicional.

A praticidade dos carrinhos permite que os noivos substituam o tradicional buffet, colocando vários tipos de comidas em diferentes food trucks e oferecendo-a como principal opção gastronômica do evento ou apenas como um complemento extra nos comes e bebes da festa, seja para bebidas, comidas salgadas ou doces. Dependendo do que será servido, do número de empresas contratadas e também do espaço do local, o serviço de food trucks pode sair bem mais vantajoso em termos financeiros do que um buffet tradicional. Uma dica de ouro para vocês: muita atenção em relação ao número de convidados e à quantidade de food trucks para evitar filas gigantescas e causar um desconforto para os convidados, especialmente para as pessoas idosas. Ou seja: o que era para trazer mais comodidade acaba gerando um transtorno desnecessário.

Los Mendozitos
Los Mendozitos
Borrowed and Blue
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Rodrigo Zapico
Rodrigo Zapico
Rodrigo Zapico
Rodrigo Zapico

Está pensando nas opções de comida e bebida? São inúmeras as opções para servir em food trucks: mini hambúrgueres, comida mexicana, pizza, cachorro quente, espetinhos, massas, além das sobremesas como brigadeiros, churros e pipoca e das bebidas, como vinho, espumante, drinks, cerveja ou chopp. Muitas empresas que atuam no segmento já trabalham com eventos corporativos, que ocorre de maneira similar ao casamento, já que não acontece a venda dos produtos. Ou seja, nossa dica é procurar por empresas que sejam referência no mercado e que possuam certa experiência no ramo para garantir o sucesso da sua festa. “Nós fazemos a customização do carro de acordo com o evento, seja com flores da decoração da festa ou com o nome dos noivos. Nós definimos com os noivos os rótulos que serão oferecidos e calculamos a quantidade de vinhos e espumantes em função das outras bebidas que também serão servidas”, explica André Fischer, do food truck Los Mendozitos, especializado em vinhos e espumantes.

Inspiradas no food truck, surgiram as food bikes, que nada mais são do que comida e bebida sobre as rodas de uma bicicleta. Na maioria das vezes, são de sobremesa, como brigadeiros gourmet, que circulam pelo salão de festas depois do jantar. Outra opção extremamente charmosa é contratar carrinhos especializados em cafés espressos, chocolate quente e cappuccino para o saída, ao invés da mesa de café. Nesses casos, os food trucks funcionam como um item extra, um agrado especial para os amigos e familiares e podem ser incorporados a praticamente qualquer festa, seja ela mais formal ou mais descontraída, sem a necessidade de ser em ambientes abertos e num estilo mais moderninho.

fashiondesignlist.com
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Divulgação
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Wildflowers Photography via Wedding Chicks
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Her Campus
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Acqua Photo
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Oregon Bride Magazine
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Tom Collins Caravan Bar
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Jose Villa Photography via Style Me Pretty
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Sara K Byrne Photography via Bridal Musings
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marthastewartweddings.com
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Green Wedding Shoes
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